1.La personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise Daniel Simard, agronome est Daniel Simard lui-même. Il est le propriétaire de l’entreprise et son lieu de travail pour les tâches bureaucratiques est à Sainte-Madeleine, province de Québec, Canada, J0H 1S0. Daniel Simard n'accueille aucun client en ce lieu. Il se déplace uniquement chez ces derniers. Son numéro de téléphone et son courriel sont inscrits sur la présente page de son site web. C’est Daniel Simard qui reçoit les demandes et les plaintes des citoyens concernant sa gestion des renseignements personnels.
2.Les renseignements recueillis seront utilisés pour la réalisation de travaux d’ordre agronomiques (ex. : rapports, recommandations, avis, etc.) dans le cadre des mandats qui lui sont confié par ses clients. Ces renseignements sont principalement recueillis sur des formulaires de prise de données (ex. : PAEF) et sur des feuilles de notes mobiles. Le client mandataire a le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
3.Les seules personnes prévues pour recevoir des données des clients mandataires sont le gestionnaire de projet pour la valorisation de matières résiduelles fertilisantes (MRF), le Ministère du développement durable, de l'environnement et de la lutte contre les changements climatiques (MDDELCC), le Réseau Agriconseils, la Commission de la protection des terres agricoles du Québec (CPTAQ), le Ministère de l'agriculture, des pêcheries et de l'alimentation du Québec (MAPAQ) et les agences de recouvrement pour les créances irrécouvrables s’il y a lieu.
4.Daniel Simard a mis en place des mesures pour prévenir ou limiter les conséquences d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel tels que : les dossiers papier et informatisés sont entreposés dans un endroit sûr à Sainte-Madeleine. Il y a un mot de passe pour accéder à l’ordinateur où sont contenues ces données et cet ordinateur est muni d’un anti-virus à jour. La copie de sécurité informatique ou « backup » est gardée dans un classeur de métal sûr et barré avec un cadenas robuste. Personne d’autre que Daniel Simard lui-même n’a accès à ces documents et informations.
5.En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, il est prévu que Daniel Simard prenne les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Daniel Simard a instauré des pratiques qui lui permettront de réagir adéquatement et rapidement en cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel (ex. : plan de réponse aux incidents). Il est aussi prévu d’aviser la Commission d’accès à l’information du Québec (ci-après appelée la Commission) et la personne concernée si l’incident présente un risque de préjudice sérieux. Il est aussi prévu qu’il tienne un registre des incidents dont une copie devra être transmise à la Commission à sa demande.
6.Respecter le nouvel encadrement de la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d’étude, de recherche ou de productions de statistiques et dans le cadre d’une transaction commerciale.
7.Procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques lorsque la Loi l’exige, par exemple avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Il n’est pas prévu que Daniel Simard transmette des renseignements à de telles fins.
8.Divulguer préalablement à la Commission la vérification ou la confirmation d'identité faite au moyen de caractéristiques ou de mesures biométriques (ex. : empreinte digitale, reconnaissance faciale ou vocale), mais il n’est pas prévu pour le moment que Daniel Simard fasse usage de telles mesures.
9.Respecter les nouvelles règles entourant le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels. Plus spécifiquement, il est prévu : de présenter distinctement la demande de consentement des autres informations fournies si elle est écrite; De fournir les informations prévues par la loi à la personne dont les renseignements sont collectés; D’informer une personne lorsqu’elle fait l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (pratique non-utilisée par Daniel Simard); D’informer une personne avant de recourir à une technologie permettant de l’identifier, de la localiser ou d’effectuer son profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
10.Détruire les renseignements personnels lorsque la finalité de leur collecte est accomplie (exigence de conserver les documents au moins pendant 5 ans par l’Ordre des agronomes du Québec), ou les anonymiser (cette pratique n’est pas prévue par Daniel Simard) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve des conditions et d’un délai de conservation prévus par une loi. Les moyens prévus pour détruire les documents papier est la déchiqueteuse et/ou l’incinération. Les données informatiques seront détruites par effacement et formatage.
11.Respecter les nouvelles obligations d’information et de transparence envers les citoyens en utilisant des termes clairs et faciles à comprendre.
12.Respecter les nouvelles règles de communication des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, seulement si des données sont stockée sur le nuage « Google drive » dans ce cas-ci.
13.Respecter les nouvelles règles d’utilisation des renseignements personnels.
14.Prévoir, par défaut, les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité du produit ou du service technologique offert au public.
15.Respecter les nouvelles règles entourant la collecte de renseignements personnels concernant un mineur (non-applicable pour l’entreprise de Daniel Simard car il n’a pas de client mineurs).
16.Respecter le droit à la cessation de la diffusion, à la réindexation ou à la désindexation (ou droit à l'oubli).
17.Respecter les nouvelles règles de communication des renseignements personnels facilitant le processus de deuil. Les renseignements personnels d’une personne décédée pourront être communiqués à son conjoint ou à l’un de ses proches parents si le fait de connaître ce renseignement est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil. Une restriction s’appliquera, cependant, si une personne décédée a préalablement consigné, par écrit, son refus d’accorder ce droit d’accès.
18.Répondre aux demandes de portabilité des renseignements personnels.
19.Daniel Simard permet l’exercice des droits d’accès et de rectification et il répondra avec diligence, dans les 30 jours aux demandes d’accès aux renseignements personnels et de rectifications soumises par les personnes concernées. Notez que l’absence de réponse dans ce délai équivaudra à un refus. Un citoyen peut contester un refus ou une réponse jugée insatisfaisante en exerçant son droit de recours devant la Commission.
20.Respecter les nouvelles règles de communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée (exercice d’un mandat ou exécution d’un contrat de service ou d’entreprise) :
20A.Pour le cas de Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne, consultez le lien web suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/communiquer-renseignements-personnels-sans-consentement-personne-concernee/
20B.Pour le cas de Communication de renseignements personnels en cas d’urgence ou en vue de prévenir un acte de violence, consultez le lien web suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/consentement-collecte-renseignements-personnels/exceptions/communes/cas-urgence-ou-prevention-acte-violence/
